SIAK - Arsip merupakan catatan peristiwa dan sejarah perjalanan kinerja instansi Pemerintahan. Sebagai pemerintah daerah yang komit mewujudkan tata pemerintahan yang baik (good governance), pengelolaan administrasi pemerintahan perlu mendapat perhatian serius masing-masing OPD di lingkungan Pemkab Siak.
“Arsip adalah bukti dari catatan peristiwa, program, surat-surat penting bahwa suatu program atau kegiatan telah berjalan dengan baik dan prosedural,” sebut Asisten Administrasi Umum Pemkab Siak Jamaluddin
Hal tersebut disampaikannya sempena Pertemuan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau dan Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Siak dalam rangka Pembinaan Sadar Arsip di lingkungan Pemkab Siak di ruang rapat Siak Sri Indrapura Kantor Bupati Siak, Senin (15/4/2019).
Jamaluddin dalam sambutannya meminta para pimpinan OPD untuk komit membangun penyelenggaraan tertib tata kelola kearsipan, termasuk dalam kebijakan penyelamatan arsip daerah.
“Tata naskah dinas kita sudah bagus dan pedoman tentang regulasinya sudah disiapkan, namun masih banyak yang perlu kita benahi”, ujar Jamal di hadapan para pimpinan OPD di lingkungan Pemkab Siak yang hadir.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau Rahima Erna menyampaikan, pertemuan tersebut merupakan salah satu upaya untuk mendukung Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip.
“Untuk Kabupaten Siak ini ada beberapa hal yang harus disempurnakan, karena itu kami melakukan bimbingan asistensi supaya indeks manajemen kearsipan bernilai baik dan sangat baik”, kata Erna.
Lanjutnya, saat ini regulasi terkait penyelenggaraan kearsipan itu ada banyak misalnya Peraturan Presiden No : 95 Tahun 2018 yang mengatur 6 pasal tentang elektronik arsip (e-arsip). “Arsip itu hilirnya pemerintahan. Artinya, setiap OPD itu setiap harinya menciptakan arsip”, jelasnya.
Agar arsip itu terkelola dengan baik, Erna menyebut prosedur surat-menyurat selain harus sesuai dengan tata naskah juga harus terjamin keamanan menyimpannya. Terkait hal ini ia menjelaskan bahwa banyak fungsi dari arsip adalah dalam rangka menyelamatkan aset, kepemilikan, memori bangsa dan lain sebagainya.
Kabupaten Siak kata Erna saat ini sudah masuk dalam simpul jaringan kearsipan nasional, dimana arsip-arsip statis Istana sudah bisa diakses di mana saja. Untuk itu ia berharap dapat menyamakan komitmen dengan OPD terkait agar arsip tersebut dapat terkelola dengan baik.
Sementara itu Kadis Perpustakaan Kabupaten Siak Muhammad Arifin, akan berkoordinasi agar masing-masing OPD segera menerbitkan Surat Keputusan penunjukan unit kearsipan sebagai penanggung jawab pengelolaan arsip.
Kedepan kata Arifin, akan dilakukan audit kearsipan di masing-masing OPD sehingga pembenahan arsip yang ada perlu dilakukan melalui koordinasi dengan Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan Siak.
